Quem exerce cargos de chefia sabe como é importante ter uma agenda sempre em mãos para gerenciar o seu tempo, os trabalhos da sua equipe, para coordenar projetos, organizar atividades do escritório e definir horários de reuniões, é necessário utilizar uma agenda que possa ser compartilhada com os funcionários envolvidos, para que todos tenham acesso às mesmas informações e o Google Agenda faz tudo isso e muito mais.
Por isso, no post de hoje, iremos listar algumas maneiras de utilizar o Google Agenda, uma ferramenta corporativa que vem se popularizando devido às suas funções úteis e de simples manuseio.
Esta é uma boa opção para quem tem dificuldades para administrar o tempo, sobretudo quando há muita demanda de tarefas durante o dia.
Quer aprender um pouco mais sobre o Google Agenda e tornar-se mais produtivo? Acompanhe as dicas!
1. Como customizar as opções
Sabia que com a ferramenta você pode criar mais de uma agenda? Por exemplo, você pode usar este aplicativo tanto para compromissos de trabalho quanto para suas atividades pessoais. E o mais importante: as datas não serão misturados no calendário de forma confusa, mas, sim, separadas entre os respectivos temas.
Os compromissos podem ser customizados e apresentar apenas nome e data, como também anexar arquivos, personalizar as notificações e compartilhá-las com outras pessoas. Isso tudo pode ser feito na própria tela de criação de eventos.
Além disso, o usuário pode optar entre a visualização padrão do calendário mensal e ver apenas os compromissos semanais ou diários.
2. Como compartilhar calendários
Esse é um interessante recurso que irá te ajudar a se programar para futuros compromissos. Na lateral esquerda, há o “Others Calendars”, onde você pode adicionar as agendas de trabalho de seus funcionários e separá-las por cores.
Há, também, a possibilidade de permitir que eles acessem a sua agenda. Isso irá facilitar na hora de definir horários para reuniões, por exemplo.
Ao compartilhar eventos e atividades da empresa, o Google Agenda monitora as respostas de seus funcionários e mostra quem aceitou ou não o seu convite.
3. Gerenciando projetos com o Google Agenda
Para que seja possível garantir eficiência e produtividade de um trabalho em equipe, você pode criar um evento para cada membro do grupo, adicionar uma descrição e prazo de entrega. Lembrando que os projetos podem ser divididos em categorias a partir da configuração de calendários múltiplos do Google Agenda.
Importância de gerenciar atividades
Ao compartilhar-se agendas e eventos com seus funcionários, é possível controlar de perto a rotina de trabalho dos funcionários, reserva e disponibilidade de horários, período de férias, entre outros.
4.Use sua agenda pelo smartphone
De que adiantaria ter uma agenda tão prática e funcional se você não puder levá-la para todos os lugares, certo? Pensando nisso, a Google disponibilizou um aplicativo, o qual permite que você sincronize sua agenda de compromissos do computador para o celular. Já para sincronizar as tarefas e atividades, use o Google Tasks. Ambos os aplicativos são bem simples de utilizar.
Lembre-se de que todas as informações registradas no Google Agenda são confidenciais e você só compartilha com quem for de sua confiança! É fundamental, também, que você peça para seus funcionários darem sempre um feedback em relação aos eventos, convites para reuniões e atividades realizados na empresa.
Viu como é simples? Basta criar uma conta no Google e começar a usar o aplicativo Google Agenda!
